Lavorare da casa: 10 consigli per lo smart working

Durante questo periodo di quarantena mi capita di leggere molti commenti sui social relativi a come gestire la propria attività lavorativa da casa. Problemi nell’organizzazione dei tempi e degli spazi, scelte di fondo sull’outfit (pigiama sì o no?) e stati d’animo altalenanti, anche a causa della mancanza del contatto fisico con colleghi e clienti.

Lavorando come freelance da più di 10 anni, per me non è una novità lavorare da casa. E’ vero che ho uno studio in centro a Firenze, più che altro come punto d’appoggio, ma spesso e volentieri mi capita di lavorare in casa. E dopo i primi 6 mesi di rodaggio, negli anni ho stabilito un mio metodo, che mi sento di condividere con chi legge queste parole. Magari a qualcuno tornerà utile un confronto o una visione diversa, chissà.

Ecco le mie regole

1) Mai in pigiama

Prima regola d’oro: mai restare in pigiama. Tutte le mattine, dopo colazione, mi lavo, mi vesto, mi do una sistematina (ovvero una leggera truccatina) e poi mi metto al computer. E’ una questione mentale: si esce dallo status casalingo per entrare in quello lavorativo. Unica concessione: resto in ciabatte (per comodità).

2) Definire l’orario di lavoro

Lavorando in proprio, e soprattutto nel mondo di Internet, si ha il vantaggio di poter lavorare potenzialmente a qualsiasi ora del giorno e della notte. E personalmente ho conosciuto tanti web designer, programmatori e seo che sono molto più reattivi dalle 22 in poi… ma dobbiamo comunque renderci conto che viviamo in una società che imposta l’orario di ufficio dalle 8.00/9.00 alle 17.00/18.00 (con qualche variazione). Quindi se il tuo lavoro ha a che fare con altre persone, sarà il caso di rendersi disponibili la mattina. Non dico spaccare il minuto. Io per esempio non attacco mai prima delle 9.00 se non c’è un’emergenza, ma è anche vero che non posso pensare di iniziare a lavorare alle 11!!!

D’altra parte stiamo attenti a definire disponibilità e orari prolungati. Le telefonate alle 19.00, le mail inviate dopo cena, i whatsapp, gli odiosi whatsapp, inviati la mattina all’alba o a mezzanotte, non rientrano nell’orario di lavoro. Dobbiamo essere noi a darci degli orari, e comunicarli ai nostri clienti / referenti. E non voglio sentir dire “ma c’è un’urgenza!” Tolto il settore sanitario, tutto il resto del mondo non ha diritto a parlare di urgenze. Il rischio è quello di essere sempre reperibili. Non lavoriamo certo al pronto soccorso o in chirurgia.

Mettiamo dei paletti anche alle giornate lavorative. Ricordo che quando iniziai come Partita Iva nel 2009, rinunciando a un posto fisso, tutti mi avevano trasmesso un senso di ansia per il futuro che mi condizionò ad accettare tutti i lavori che arrivavano (“prendi quel lavoro, perché non sai poi il futuro cosa ti riserva”). Il risultato? mi ritrovai tanto di quel lavoro da fare che passai i primi 6 mesi dell’anno a lavorare 7 giorni su 7. E’ importante tenersi uno o due giorni di stacco, per far riossigenare il cervello.

Quindi, se oggi lavorate da casa, che sia smart working o quello che volete, datevi comunque orari e giorni. Durante questo periodo di permanenza domestica forzata a causa del Coronavirus, ho deciso di rispettare il sabato e la domenica. Ovvero nel fine settimana cerco di non lavorare, ma di giocare di più con mio figlio, fare una colazione più golosa, cucinare una torta o fare la pizza… insomma per dare un senso di una settimana che si chiude!

3) Crearsi una postazione

Se ne avete lo spazio, sarebbe importante allestire una postazione con le cose di lavoro in una zona della casa che sia comoda, luminosa, lontana dalla confusione di bambini e altre distrazioni. Ovviamente molti non hanno la possibilità di uno studio o una stanza dedicata, ma spesso può essere un angolo in mansarda o una piccola scrivania in un posto tranquillo. Lavorare sul tavolo di cucina oltre che scomodo può essere poco pratico dal momento che dovrete togliere tutto ogni volta che cucinate, pranzate, ecc. Escluderei anche divano e poltrone che alla lunga possono dare problemi alla schiena e alla cervicale.

4) To do list

Come ogni manuale della produttività vi insegnerà, a inizio giornata sarebbe bene fare una to do list con le attività, dividendole fra quelle con scadenza e quelle di routine. Io cerco sempre di scrivere la mia to do list, o recupero quella del giorno prima, che non contenga troppi punti: vi suggerisco di fare in modo che sia realistica e non troppo lunga, altrimenti a fine giornata sarai frustrato a non averla terminata.

5) Le attività più toste al mattino

Personalmente divido la mia giornata fra mattina e pomeriggio, e ho scoperto che la mattina la mia testa è più fresca e capace di svolgere attività complesse. Quindi tendo a lasciarmi le attività di routine al pomeriggio, e a concentrarmi su lavori che richiedono concentrazione, o creatività (come il caso del copywriting), nelle prime ore della mattinata.

6) Lettura delle mail

Aprire la mail a volte porta a tutta una serie di problemi e cose da “smazzare” che possono intaccare pesantemente la propria produttività. Ecco perché ho abbandonato da tempo la vecchia cattiva abitudine di aprire la posta elettronica come prima cosa al mattino. In genere appena comincio a lavorare faccio le cose che mi ero prefissata come più importanti nella mia to-do-list (vedi punto 4) e solo dopo un paio d’ore apro la posta. Per lo stesso motivo spesso metto off-line anche il telefono, evitando telefonate di persone che hanno voglia di chiaccherare al mattino (ovviamente fanno esclusione le telefonate concordate con i clienti).

7) Limitare l’uso dei social network

Lavorando tanto al computer, e in particolare facendo anche la Social Media Manager, si può avere la tentazione di aprire Facebook e dare un’occhiatina, oppure scorrere il feed di Instagram. Beh, vi accorgerete che ci potrete passare anche 40 minuti di fila senza accorgervene: fra un post di un’amica, la polemica di un demente, e il video virale che tutti condividono, vi perderete fra un profilo e l’altro, facendo crollare la vostra produttività. Quindi consiglio mio: apriteli in piccole dosi e magari solo nelle pause lavorative.

8) Fare delle pause

In genere quando mi capita di lavorare per diverse ore di fila in casa, ho capito che ogni tanto è importante staccare un attimo, fare una pausa. Che sia per bere un caffè, andare al bagno o semplicemente distrarre gli occhi dallo schermo. Aiuta tanto nella produttività. E vi ricorderà del coffee break con i colleghi (potrebbe anche essere il momento in cui chiamate qualche collega per fare 2 battute, magari vi date un appuntamento telefonico). Se avete un giardino, ogni tanto mettete il naso fuori casa, o altrimenti va bene anche affacciarsi alla finestra per una boccata d’aria. Un po’ di ossigeno per il vostro cervello!

9) Staccare per pranzo

Una regola d’oro per lo smart working è quella di non mangiare mai davanti al computer. Sempre per le stesse motivazioni dette prima: rispettare le abitudini lavorative di un ufficio normale, vi aiuterà a non arrivare a fine giornata con la sensazione di essere estraniati dal mondo reale. E quando si mangia: smartphone e computer via! al massimo la televisione se proprio non vi va di stare senza qualcuno che parla (lo dico per chi vive solo, perché chi ha famiglia non ha il problema del silenzio!!!). C’è anche un’altra motivazione per non mangiare davanti al pc: come ci insegnano i nutrizionisti, per dimagrire è bene dare la giusta importanza al pasto, senza distrarsi con tv o computer. Il senso di appagamento di un pasto viene drasticamente azzerato se la nostra testa è distratta da dispositivi elettronici.

10) Relazioni con i colleghi

Se vi manca la parte di contatto fisico e di relazione con i colleghi, ogni tanto concedetevi una skype call magari poco prima o poco dopo la pausa pranzo, o ancora meglio verso le 18 con un bel bicchiere di vino in mano, dove potete scherzare un po’ sulle cose in comune, e tenere viva la relazione. Ma non tenete sempre aperto whatsapp o skype, perché il rischio è che fra commentini, emoji e video virali, sia tutto un beep beep.

Spero i miei 10 punti vi possano essere di aiuto. Se ne avete altri, scriveteli pure nei commenti!